Enjeux et réalités :

Près de 45 directeurs achats, acheteurs, managers… se sont réunis le 24 novembre dernier pour participer à la conférence organisée par le CDAF et merlane sur le thème de l’externalisation des achats. Ce sujet d’actualité a suscité de nombreuses questions telles que « make or buy ? », « quoi externaliser ? », « ne vais-je pas perdre la maîtrise de mes processus ? », « quelle politique de rémunération mettre en place ? »…
Les retours d’expérience via les exemples d’Astrium et de PPR présentés lors de la conférence ont permis d’y voir plus clair. Retour sur une démarche en plein essor…

Qu’est-ce que l’externalisation ?

Afin d’augmenter leur compétitivité, les entreprises se transforment et sont amenées à repenser leur organisation. En conséquence, nous observons depuis ces dernières années un recours croissant à l’externalisation. L’externalisation consistant à confier à un prestataire extérieur tout ou partie d’une activité, stratégique ou non, qui jusqu’alors était réalisée en interne. On peut également parler d’outsourcing (à ne pas confondre avec la sous-traitance, la délocalisation ou encore l’offshore). Ce succès s’explique par le développement des nouvelles technologies de l’information et de la communication, (la distance n’étant plus un obstacle) mais aussi par la volonté des entreprises de se recentrer sur leur cœur de métier et de confier à des experts tout ou partie de leur activité.

Pourquoi externaliser les achats ?

Depuis les années 90, la fonction achat a elle-aussi connu un très fort développement. Les entreprises se sont rendues compte qu’en optimisant les processus achats,  elles pouvaient améliorer leur productivité et ainsi augmenter les résultats. Toutefois malgré la professionnalisation de la fonction, nous constatons un manque de compétences et d’expertises sur certaines familles d’achats et une visibilité floue sur les achats de frais généraux ce qui nuit à l’optimisation de la fonction.

Les retours d’expérience montrent qu’en externalisant les achats :

• la productivité de la fonction est accrue,
• les coûts et tâches administratives sont réduits,
• le panel de fournisseurs est maîtrisé,
• les compétences internes se concentrent sur les achats à forte valeur ajoutée,
• les coûts fixes de structure achats sont transférés en coûts variables,
• la flexibilité augmente à plusieurs niveaux : temps, ressources et compétences,

tout en bénéficiant des avantages d’un back office expert, de solutions métiers et de méthodologie.

Malgré tout les craintes relatives à la conduite du changement, l’établissement de la gouvernance, le suivi, le ROI, la confidentialité, la perte de contrôle ou encore les risques juridiques restent nombreuses et il incombe au prestataire de rassurer le client en s’engageant sur des résultats.

Externaliser, oui mais comment ?

Que les raisons d’externaliser soient économiques ou stratégiques, avant de se lancer, une étude « make or buy » est nécessaire. Elle permet d’identifier les familles pour lesquelles le « ROI » de la fonction achat est faible. Ainsi il est possible de détecter les catégories d’achats où des gains de productivité sont envisageables, celles qui ont un processus complexe nécessitant de l’expertise et qui sont consommatrices de temps ou encore les activités saisonnières qui obligent à maintenir une équipe importante toute l’année.Suite à cette analyse, l’entreprise rédige un cahier des charges précisant le type de prestation demandée (achat seul, achats et approvisionnement…) et qui définit les objectifs du prestataire.

Une fois le prestataire sélectionné et le processus spécifié, le point clé de la démarche est le contrat. Il doit être réalisé avec soin et devra préciser :

• le mode facturation (à la commande,  au forfait ou en fonction des économies générées),
• le délai de traitement des demandes et le service attendu,
• le niveau de performance et la méthode de calcul,
• les outils de pilotage,
• la réversibilité du processus.

Pour quels gains ?

Les économies générées dépendent de l’entreprise et de l’efficacité de la direction achats, ils ne sont pas immédiats et il faut viser sur une rentabilité à long terme toutefois le ROI se situe entre 10 et 15% !

Il n’existe pas d’externalisation standard, chaque process est propre à son entreprise ce qui entraîne des  besoins différents d’externalisation en fonction des sociétés. Le travail amont du choix de « Make or Buy » est très important et ne doit pas être traité à la légère. C’est un des facteurs clés de succès lorsque l’on décide d’externaliser tout ou partie du process.

Pour en savoir plus sur l’offre merlane et faire votre diagnostic achat gratuit :

Contact : smagnoac@merlane.com